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Über E-Mail Schutzklassifizierung

Das Feature zur E-Mail Schutzklassifizierung bietet Ihren die Möglichkeit, E-Mails vor dem Versand vom Absender in eine Schutzklasse einstufen zu lassen. 


Empfängerkreis einschränken / Falschadressierung vermeiden

Es ist Möglichkeit den Kreis der Empfänger pro Schutzklassifizierung einzuschränken. Dies bietet zusätzliche Sicherheit, da gewährleistet werden kann, dass keine versehentlichen Empfänger Teil eines Transfers werden.

Eine Beschreibung hierzu findet sich im Kapitel E-Mail-Schutzklassifizierung konfigurieren.


Funktionsweise

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob eine Klassifizierung von E-Mails immer zwingend erforderlich oder nur optional möglich ist. Ferner können Sie festlegen, ob eine bestimmte Klassifizierung bereits voreingestellt sein soll oder die Auswahl nicht vorbelegt ist und somit jedesmal bewusst eine Klassifizierung ausgewählt werden muss, bevor gesendet werden kann.
Sie können bis zu 25 verschiedene Klassifizierungsstufen festlegen und diesen eigene Namen, Beschreibungen und Farbcodierungen aus der Farbpalette von MS Outlook zuweisen. 

Ist das Feature aktiviert, findet sich ein Button zur Klassifizierung neben dem Button „Senden mit Cryptshare“.

Für jede verfügbare Stufe existiert eine Kurzbeschreibung und ein Tooltip, die es dem Anwender erleichtern, die richtige Klassifizierung für eine Nachricht zu selektieren.
Pro Klassifizierungsstufe kann der Administrator bestimmen, ob die Nachricht per Cryptshare versendet werden muss, ob die Auswahl von Cryptshare als Transportweg dem Anwender freigestellt ist oder ob Cryptshare nicht verwendet werden darf.
Sofern der Versand per Cryptshare erfolgt, kann der Administrator für jede verfügbare Transferoption eine bestimmte Einstellung festlegen und entscheiden, ob diese Einstellung veränderbar ist oder nicht. Falls nein, können Sie ferner entscheiden, ob der nicht veränderbare Wert in den Transferoptionen angezeigt oder die gesamte Option ausgeblendet werden soll.
Die bereits in der der Policy vorgenommen Einstellungen für die maximale Aufbewahrungszeit und die verfügbaren Passwortoptionen können durch die Klassifizierung nur weiter eingeschränkt werden.
Auf Wunsch kann ein zusätzlicher Info-Text, abhängig von der gewählten Klassifizierung eingeblendet werden.
Werden die Vorgaben so eingestellt, dass der Anwender keine Eingaben vornehmen muss, kann der gesamte Schritt der Anzeige von Transferoptionen übersprungen werden.
In den Gesendeten Elementen werden Nachrichten, die mit einer Klassifizierung versehen worden sind, entsprechend farblich markiert. Gleiches gilt für das zugehörige Element im Upload Manager.


Aktivierung der Funktion

Die Aktivierung der Funktion erfolgt über das Ausrollen einer Konfigurationsdatei auf den Outlook-Client des Anwenders.

Für die Erstellung der Klassifzierungsregeln steht ein Konfigurator zur Verfügung, über den alle Einstellungen vorgenommen werden.