Allgemeines
Diese Seite beschreibt wie und weshalb persönliche Daten in Cryptshare verarbeitet werden. Sie können diese Informationen verwenden um eine eigene Datenschutzerklärung für Ihren Cryptshare Server anzulegen.
Die Beschreibungen gelten für alle Cryptshare Produkte. Sollten die Informationen für Cryptshare Add-On Produkte in Details abweichend sein, so wird dies explizit erwähnt.
Add-On Produkte schließen die nachfolgend aufgelisteten Produkte mit ein:
- Cryptshare for Outlook
- Cryptshare for Notes
- Cryptshare Robot
- Cryptshare Java API
- Cryptshare .NET API
Welche persönlichen Daten werden in Cryptshare verarbeitet
Absenderdaten
Um Empfänger über einen Transfer zu informieren werden Name, Telefonnummer und E-Mail Adresse des Absenders zum Zeitpunkt der Verifizierung aufgenommen. Diese Information wird auf dem Computer des Absenders gespeichert. Desweiteren wird diese Information in der E-Mail Benachrichtigung aller Empfänger eines Transfers verwendet.
Die E-Mail Adresse des Absenders sowie die IP-Adresse des Absenders werden zum Zeitpunkt des Uploads in einem serverseitigen Systemlog and Transferlog pro Upload gespeichert.
Empfängerdaten
E-Mail Adressen aller Empfänger sowie deren IP-Adressen, zum Zeitpunkt eines Downloads, werden im Systemlog und im Transferlog pro Download gespeichert.
E-Mail Adressen von Empfängern die durch den Absender im Benutzerinterface eingegeben wurden, werden auf Serverseite in einer Datenbank gespeichert.
Weshalb werden persönliche Daten verarbeitet
Cryptshare ist eine Kommunikationslösung die auf E-Mail-Kommunikation basiert. Um einen komfortablen Weg für die Kommunikation miteinander zur Verfügung zu stellen, wird das folgende Minimum an persönlichen Informationen gespeichert:
- Der Name und die Telefonnummer des Absenders werden auf Client-Seite gespeichert damit der Benutzer des Systems diese Informationen nicht bei jeder Nutzung des Systems erneut eingeben muss.
- Kontaktinformationen des Absenders werden den Empfängern übermittelt um diese über die Herkunft des Transfers zu informieren und wie der Absender kontaktiert werden kann.
- E-Mail Adressen von Absendern und Empfängern werden auf Serverseite als Metainformation des Transfers gespeichert (Technische Voraussetzung).
- IP-Adressen von Absendern und Empfängern werden auf Serverseite zur Nachvollziehbarkeit und für die Fehlerbehebung gespeichert.
- E-Mail Adressen von Empfängern werden in einer serverseitigen Datenbank gespeichert um Absendern eine komfortable Möglichkeit zu bieten bereits verwendete Adressen wiederzuverwenden.
| Produkt | Was | Wo | Wann | Weshalb |
| Cryptshare Webanwendung | Absendername | Browser Cookie E-Mail-Benachrichtigung | Verifizierung | Kontaktinformation für Empfänger |
| Cryptshare Webanwendung | Absender Tel | Browser Cookie E-Mail-Benachrichtigung | Verifizierung | Kontaktinformation für Empfänger |
| Cryptshare Webanwendung | Absender E-Mail | Browser Cookie E-Mail-Benachrichtigung Transfer Log System Log | Verifizierung | Kommunikationsvoraussetzung |
| Cryptshare Webanwendung | Sender IP | Transfer Log System Log | Transferupload | Nachvollziehbarkeit Fehleranalyse |
| Cryptshare Webanwendung | Empfänger E-Mail | E-Mail-Benachrichtigung Transfer Log System Log | Transferupload | Absenderadressbuch Kommunikationsvoraussetzung |
| Cryptshare Webanwendung | Empfänger IP | Transfer Log System Log | Transferdownload | Audit-Trail Fehleranalyse |
| Cryptshare for Outlook | Absendername | Outlook E-Mail-Benachrichtigung Trace-Log | Client Setup | Kontaktinformation für Empfänger |
| Cryptshare for Outlook | Absender Tel | Outlook E-Mail-Benachrichtigung | Client Setup | Kontaktinformation für Empfänger |
| Cryptshare for Outlook | Absender E-Mail | Outlook E-Mail-Benachrichtigung Trace Log | Client Setup | Kommunikationsvoraussetzung |
| Cryptshare for Outlook | Empfänger E-Mail | Outlook E-Mail-Benachrichtigung Trace Log | Transferupload | Kommunikationsvoraussetzung |
| Cryptshare for Notes | Absendername | E-Mail-Benachrichtigung Log Application | Transferupload | Kontaktinformation für Empfänger Nachvollziehbarkeit Fehleranalyse |
| Cryptshare for Notes | Absender Tel | E-Mail-Benachrichtigung Log Application | Transferupload | Kontaktinformation für Empfänger |
| Cryptshare for Notes | Absender E-Mail | E-Mail-Benachrichtigung Log Application | Transferupload | Kommunikationsvoraussetzung |
| Cryptshare for Notes | Empfänger E-Mail | E-Mail-Benachrichtigung Log Application | Transferupload | Kommunikationsvoraussetzung |
Wie lange werden Daten aufbewahrt?
Name und Telefonnummer
Cryptshare Webanwendung
Name und Telefonnummer des Absenders werden in Browsercookies gespeichert. Diese Cookies werden, abhängig davon was der Administrator konfiguriert hat, automatisch gelöscht. Standardmäßig werden Cryptshare Cookies nach 30 Tagen gelöscht.
Abgesehen von der automatischen Löschung der Browser Cookies kann der Benutzer diese Cookies jederzeit, entweder über die eingebaute Browserfunktion oder durch die in Cryptshare eingebaute Funktionalität zur Löschung der Cookies, selbst löschen:
E-Mail Adressen von Empfängern, die durch den Absender adressiert wurden, werden in einer serverseitigen Datenbank gespeichert. Dieses Adressbuch speichert ein maximum an Adressen pro Absender. Wird das Maximum überschritten so werden diejenigen Adressen, die am längsten nicht benutzt wurden, automatisch entfernt.
Add-On Produkte
Alle Add-On Produkte speichern persönliche Daten in einer lokalen Konfigurationsdatei auf Clientseite. Wird diese Datei gelöscht oder das Produkt deinstalliert so wird diese Information ebenfalls entfernt.
Serverseitiges Logging
E-Mail/IP-Adressen
Alle E-Mail Adressen und IP-Adressen werden in einem serverseitigen Systemlog und als Metainformation pro Transfer gespeichert. Die Liegezeit für Transfer-Logdaten hängt von administrativen Einstellungen ab.
Die einzelne Löschung von spezifischen E-Mail Adressen aus dem System ist nicht möglich, da diese Teil der Metainformationen sind die zu einem Transfer gehören.
Empfehlungen für die Produktkonfiguration
Cryptshare Server
- Aktivieren Sie die automatische Löschung abgelaufender Transfers.
- Aktivieren Sie das Feature für die Nutzungsbestimmungen und legen Sie eine Privacy-Policy an, welche das zuvor erwähnte Intervall beschreibt.
- Kontrollieren Sie die Verifizierungseinstellungen um einzustellen wann Verifizierungen gelöscht werden.
CS4O - Cryptshare for Outlook
Prüfen Sie ob das Tracelogging aktiviert ist und deaktivieren Sie es wenn es im Augenblick nicht benötigt wird (Erforderlich für den Cryptshare Support)
Cryptshare for Notes
Aktivieren Sie die automatische Löschung von Log-Dokumenten in der CS4N-Anwendung.
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