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Allgemeines

Diese Seite beschriebt wie und weshalb persönliche Daten in Cryptshare verarbeitet werden. Sie können diese Informationen verwenden um eine eigene Datenschutzerklärung für Ihren Cryptshare Server anzulegen.
Die Beschreibungen gelten für alle Cryptshare Produkte. Sollten die Informationen für Cryptshare Add-On Produkte in Details abweichend sein, so wird dies explizit erwähnt.

Add-On Produkte schließen die nachfolgend aufgelisteten Produkte mit ein:

  • Cryptshare for Outlook
  • Cryptshare for Notes
  • Cryptshare Robot
  • Cryptshare Java API
  • Cryptshare .NET API

Welche persönlichen Daten werden in Cryptshare verarbeitet

Absenderdaten

Um Empfänger über einen Transfer zu informieren werden Name, Telefonnummer und E-Mail Adresse des Absenders zum Zeitpunkt der Verifizierung aufgenommen. Diese Information wird auf dem Computer des Absenders gespeichert. Desweiteren wird diese Information in der E-Mail Benachrichtigung aller Empfänger eines Transfers  verwendet.

Die E-Mail Adresse des Absenders sowie die IP-Adresse des Absenders werden zum Zeitpunkt des Uploads in einem serverseitigen Systemlog and Transferlog pro Upload gespeichert.

Empfängerdaten

E-Mail Adressen aller Empfänger sowie deren IP-Adressen, zum Zeitpunkt eines Downloads, werden im Systemlog und im Transferlog pro Download gespeichert.

E-Mail Adressen von Empfängern die durch den Absender im Benutzerinterface eingegeben wurden, werden auf Serverseite in einer Datenbank gespeichert.

Weshalb werden persönliche Daten verarbeitet

Cryptshare ist eine Kommunikationslösung die auf E-Mail-Kommunikation basiert. Um einen komfortablen Weg für die Kommunikation miteinander zur Verfügung zu stellen, wird das folgende Minimum an persönlichen Informationen gespeichert:

  • Der Name und die Telefonnummer des Absenders werden auf Client-Seite gespeichert damit der Benutzer des Systems diese Informationen nicht bei jeder Nutzung des Systems erneut eingeben muss.
  • Kontaktinformationen des Absenders werden den Empfängern übermittelt um diese über die Herkunft des Transfers zu informieren und wie der Absender kontaktiert werden kann.
  • E-Mail Adressen von Absendern und Empfängern werden auf Serverseite als Metainformation des Transfers gespeichert (Technische Voraussetzung).
  • IP-Adressen von Absendern und Empfängern werden auf Serverseite zur Nachvollziehbarkeit und für die Fehlerbehebung gespeichert.
  • E-Mail Adressen von Empfängern werden in einer serverseitigen Datenbank gespeichert um Absendern eine komfortable Möglichkeit zu bieten bereits verwendete Adressen wiederzuverwenden.

ProduktWasWoWannWeshalb
Cryptshare WebanwendungAbsendernameBrowser Cookie E-Mail-BenachrichtigungVerifizierungKontaktinformation für Empfänger
Cryptshare WebanwendungAbsender TelBrowser Cookie E-Mail-BenachrichtigungVerifizierungKontaktinformation für Empfänger
Cryptshare WebanwendungAbsender E-MailBrowser Cookie E-Mail-Benachrichtigung Transfer Log System LogVerifizierungKommunikationsvoraussetzung
Cryptshare WebanwendungSender IPTransfer Log System LogTransferuploadNachvollziehbarkeit Fehleranalyse
Cryptshare WebanwendungEmpfänger E-MailE-Mail-Benachrichtigung Transfer Log System LogTransferuploadAbsenderadressbuch Kommunikationsvoraussetzung
Cryptshare WebanwendungEmpfänger IPTransfer Log System LogTransferdownloadAudit-Trail Fehleranalyse
Cryptshare for OutlookAbsendernameOutlook E-Mail-Benachrichtigung Trace-LogClient SetupKontaktinformation für Empfänger
Cryptshare for OutlookAbsender TelOutlook E-Mail-BenachrichtigungClient SetupKontaktinformation für Empfänger
Cryptshare for OutlookAbsender E-MailOutlook E-Mail-Benachrichtigung Trace LogClient SetupKommunikationsvoraussetzung
Cryptshare for OutlookEmpfänger E-MailOutlook E-Mail-Benachrichtigung Trace LogTransferuploadKommunikationsvoraussetzung
Cryptshare for NotesAbsendernameE-Mail-Benachrichtigung Log ApplicationTransferuploadKontaktinformation für Empfänger Nachvollziehbarkeit Fehleranalyse
Cryptshare for NotesAbsender Tel E-Mail-Benachrichtigung Log ApplicationTransferuploadKontaktinformation für Empfänger
Cryptshare for NotesAbsender E-Mail E-Mail-Benachrichtigung Log ApplicationTransferuploadKommunikationsvoraussetzung
Cryptshare for NotesEmpfänger E-Mail E-Mail-Benachrichtigung Log ApplicationTransferuploadKommunikationsvoraussetzung

Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Name und Telefonnummer

Cryptshare Webanwendung

Name und Telefonnummer des Absenders werden in Browsercookies gespeichert. Diese Cookies werden, abhängig davon was der Administrator konfiguriert hat, automatisch gelöscht. Standardmäßig werden Cryptshare Cookies nach 30 Tagen gelöscht.

Abgesehen von der automatischen Löschung der Browser Cookies kann der Benutzer diese Cookies jederzeit, entweder über die eingebaute Browserfunktion oder durch die in Cryptshare eingebaute Funktionalität zur Löschung der Cookies, selbst löschen:

E-Mail Adressen von Empfängern, die durch den Absender adressiert wurden, werden in einer serverseitigen Datenbank gespeichert. Dieses Adressbuch speichert ein maximum an Adressen pro Absender. Wird das Maximum überschritten so werden diejenigen Adressen, die am längsten nicht benutzt wurden, automatisch entfernt.

Add-On Produkte

Alle Add-On Produkte speichern persönliche Daten in einer lokalen Konfigurationsdatei auf Clientseite. Wird diese Datei gelöscht oder das Produkt deinstalliert so wird diese Information ebenfalls entfernt.

Serverseitiges Logging

E-Mail/IP-Adressen

Alle E-Mail Adressen und IP-Adressen werden in einem serverseitigen Systemlog und als Metainformation pro Transfer gespeichert. Die Liegezeit für Transfer-Logdaten hängt von administrativen Einstellungen ab.

Die einzelne Löschung von spezifischen E-Mail Adressen aus dem System ist nicht möglich, da diese Teil der Metainformationen sind die zu einem Transfer gehören.

Empfehlungen für die Produktkonfiguration

Cryptshare Server

CS4O - Cryptshare for Outlook

Prüfen Sie ob das Tracelogging aktiviert ist und deaktivieren Sie es wenn es im Augenblick nicht benötigt wird (Erforderlich für den Cryptshare Support)

Cryptshare for Notes

Aktivieren Sie die automatische Löschung von Log-Dokumenten in der CS4N-Anwendung.