Skip to end of metadata
Go to start of metadata



E-Mail Schutzklassifizierung aktivieren

Um die E-Mail Schutzklassifizierung auf einem Arbeitsplatzrechner zu aktivieren, muss eine Datei mit dem Namen "CS4OutlookEmailClassifications.xml" im Programm-Verzeichnis von Cryptshare for Office 365 & Outlook abgelegt werden, die eine geeignete Konfiguration enthält.

Zur Erstellung der Konfiguration steht das Tool "Cryptshare for Office 365 & Outlook Config Creator"  zur Verfügung, welches im Login-Bereich unserer Website für Kunden und Partner zum Download zur Verfügung steht.

Nutzung des Cryptshare for Office 365 & Outlook Config Creator Tools

Allgemein

Cryptshare for Office 365 & Outlook Config Creator starten

Starten Sie den Cryptshare for Office 365 & Outlook Config Creator durch einen Doppelklick auf die CS4OCC.EXE.

Sie finden das Cryptshare for Office 365 & Outlook Config Creator Tool im Login-Bereich unserer Website zum Download.


Create Classification

Klicken Sie auf "Create Classification", um eine neue CS4OutlookEmailClassifications.xml-Datei zu erzeugen.


Create Classification Example

Mit dem Button "Create Classification Example" können Sie eine Beispiel-Konfiguration mit Vorgabewerten erzeugen und diese verändern, anstatt eine neue, leere Datei zu bearbeiten.

Die Beispiel-Konfiguration enthält exemplarisch drei Klassifizierungen für nicht vertrauliche, vertrauliche und streng vertrauliche Inhalte.

File-Menü

Über das File-Menü können Sie eine neue CS4OutlookEmailClassifications.xml-Datei anlegen, eine vorhandene Datei öffnen und weiter bearbeiten, die aktuell geöffnete Datei speichern oder diese schließen.

Server URL

Tragen Sie hier die URL Ihres Cryptshare Servers ein.

Bitte beachten Sie die korrekte Schreibweise.

.

Pre-selected classification

Wählen Sie eine Klassifizierung aus, die bei Erzeugung einer neuen E-Mail vorausgewählt sein soll. Wählen Sie "none" aus, um keine Vorgabe zu treffen.

Bitte beachten Sie, dass zunächst im unteren Bereich des Konfigurators Klassifizierungen angelegt sein müssen, bevor diese hier selektiert werden können.




Force Selection

Wenn die Option "Force Selection" aktiviert ist, muss der Anwender eine Klassifizierung auswählen. Ein Versand der Nachricht ohne Auswahl einer Klassifizierung ist dann nicht möglich.

Wenn über die Option "Pre-selected classification" bereits eine Klassifizierung voreingestellt ist, kann diese vom Anwender beibehalten werden und die Nachricht mit der voreingestellten Klassifizierung verschickt werden. Ist die vorausgewählte Klassifizierung "none", muss bewusst eine Klassifizierung vom Anwender ausgewählt werden, bevor versandt werden kann.



"None" Selection possible

Ist diese Option aktiviert, hat der Anwender die Möglichkeit, explizit keine Klassifizierung zu vergeben, bevor die Nachricht versandt wird. Dies ist auch möglich, wenn bspw. eine bestimmte Klassifizierung vorgegeben wird.

Über die Felder "Label" und "Tooltip" kann der Option, die Klassifizierung zu deaktivieren, ein Name und ein Hilfetext mitgegeben werden.

Klassifizierungen anlegen und verwalten

Add Classification

Mit dem Button "Add Classification" kann eine neue Klassifizierungsstufe angelegt werden. Die verfügbaren Einstellungen zur Konfiguration einer Klassifizierungsstufe werden angezeigt und können editiert werden.

Die ID dieser Klassifizierungsstufe wird im linken Bereich angezeigt. Es können bis zu zehn verschiedenen Klassifizierungsstufen erzeugt und verwendet werden.

Klassifizierung löschen

Über diesen Button können sie die entsprechende Klassifizierung aus der Liste löschen.

Bitte beachten Sie, dass die Löschung nicht zurückgenommen werden kann.

Reihenfolge der Klassifizierungen verändern

Über diesen Button können Sie die entsprechende Klassifizierung in der Reihenfolge um eine Position nach oben verschieben.

Label

Geben Sie hier die Beschriftung der Klassifizierungsstufe ein. Diese erscheint auf der Schaltfläche in MS Outlook zur Auswahl.

Tooltip

Geben Sie hier einen kurzen Hilfetext ein, der angezeigt wird, wenn der Anwender bei der Klassifizerungsauswahl über dem Namen verweilt.


Description Text

Geben Sie hier einen ausführlichen Info-Text ein, der im Transferoptionen-Dialog angezeigt wird, wenn der Anwender eine bestimmte Klassifizierung ausgewählt hat und die Nachricht versendet.

Show Description Text

Diese Option legt fest, ob der "Description Text" in den Transferoptionen angezeigt werden soll oder nicht.


Color ID

Über die Auswahl "Color ID" können Sie für jede Klassifizierungsstufe eine Farbe aus einer Farbpalette von 25 verfügbaren, Outlook-spezifischen Farben wählen.

Die eingestellte Farbe wird bei der Auswahl der Klassifizierung über die Schaltfläche im E-Mail Formular angezeigt sowie bei versandten E-Mails als Kategorie-Farbe verwendet.

Einschränkung des Empfängerkreises

Pro Klassifizierung kann nun optional der zulässige Empfängerkreis beschränkt werden. Dadurch kann bspw. das versehentliche Versenden an falsche Empfänger verhindert werden. Die Beschränkung des Empfängerkreises kann durch Black- oder Whitelisting von Empfängeradressen und Domänen pro Klassifizierungsstufe erreicht werden. Hierbei gilt es zu beachten, dass das Black- das Whitelisting übersteuert.

Hinweistext in Empfänger-E-Mail

Für Klassifizierungen können individuelle Hinweistexte in der E-Mail an den Empfänger eingefügt werden, die die Bedeutung der gewählten Klassifizierung für den Empfänger beschreiben. Dabei können Vorgaben für die Positionierung und Gestaltung der Texte getroffen werden.

E-Mail-Header

Pro Klassifizierung kann nun ein Header-Tag in den Meta-Daten der ausgehenden E-Mail gesetzt werden, welches für nachfolgende Systeme als Kennzeichen zur Auswertung der gewählten Klassifizierung fungieren kann.

Präfix und Suffix in der Betreffzeile

Für Klassifizierungen können Präfixe oder Suffixe vergeben werden, die werden vor dem Versand der Klassifizierten E-Mail vor bzw. hinter den Betreff gesetzt.

Verwenden eigener Icons

TODO


Transfereinstellungen beeinflussen

Server Policys bestimmen den Rahmen

Bitte prüfen Sie die Einstellungen der E-Mail Klassifizierung gegen die Policys auf dem Cryptshare Server ab. Klassifizierungseinstellungen können den von den Policies gesetzten Rahmen nicht ausweiten.

Zwei Beispiele:

Wenn Sie auf dem Server

  • einen maximalen Downloadzeitraum von 14 Tagen erlauben, dürfen durch die Klassifizierung keine längeren Zeiträume erlaubt werden
  • das ZIP-Dateilisting nicht erlauben, darf es in der Klassifizierung nicht aktiviert werden.

Allgemeine Informationen zur Konfiguration der Transfereinstellungen

Policy/Activate/Deactivate

Legen Sie fest, ob die jeweilige Option von der Policy gesteuert werden soll (1), oder - unabhängig von den Vorgaben der Policy - aktiviert (2) oder deaktiviert (3) sein soll.

Checkbox "Changeable"

Mit der Checkbox "Changeable" (4) können Sie dem Anwender die Möglichkeit geben, die entsprechende Einstellung in der Benutzeroberfläche zu ändern. Sie stellt dann nur einen Vorgabe-Wert dar. Ist die Option "Changeable" deaktiviert, wird die Option zwingend entsprechend der Einstellung gesetzt.

Die Option "Changeable" (4) kann nur aktiviert werden, wenn auch die Option "Visible" (5) aktiviert ist.

Checkbox "Visible"

Über die Option "Visible" (5) können Sie entscheiden, ob die entsprechend Einstellung in der Benutzeroberfläche angezeigt oder ausgeblendet wird.

Kombinationsmöglichkeiten der Optionen Visible/Changeable

VisibleChangebleAuswirkung
ananDer Anwender kann die Einstellung sehen und verändern.
anausDer Anwender kann die Einstellung sehen, diese jedoch nicht verändern.
ausanDie Einstellung wird nicht angezeigt und kann dementsprechend vom Anwender nicht verändert werden.
ausausDie Einstellung wird nicht angezeigt und kann dementsprechend vom Anwender nicht verändert werden.





Confirm Delivery

Steuert das Verhalten der Option Zustellung bestätigen.


E-mail Encrypted

Steuert das Verhalten der Option Nachricht verschlüsseln.




Subject Encrypted

Steuert das Verhalten der Option Betreff verschlüsseln.


Show Filenames

Steuert das Verhalten der Option Dateinamen in Benachrichtigungsmails anzeigen.



Show Zip Content

Steuert das Verhalten der Option Zip-Inhalte anzeigen.



Use Cryptshare

Definiert, wie der Versand der Nachricht bei Auswahl dieser Klassifizierung stattfinden soll

  1. User Decision: Der Anwender kann frei entscheiden, ob die Nachricht per Cryptshare versendet werden soll oder als normale E-Mail.
  2. Mandatory: Cryptshare wird zwingend für den Versand der Nachricht verwendet. Ein Versand als normale E-Mail ist nicht möglich.
  3. Forbidden: Cryptshare kann nicht für den Versand der Nachricht verwendet werden. Der Versand kann nur als normale E-Mail Nachricht stattfinden.

Recipient Language

Definiert die Empfängersprache. Wenn keine Auswahl getroffen wird ( - ), so wird automatisch die eingestellte Sprache des MS Outlook-Clients als Sprache für Benachrichtigungen an den Empfänger gewählt.

Retention Period

Definiert den Zetraum bis zum Ablaufdatum des Transfers. Geben Sie einen Wert in Tagen ein.

Bitte achten Sie darauf, dass der hier eingetragene Wert nicht die auf Ihrem Cryptshare Server eingestellte Aufbewahrungsfrist übersteigt.







  • No labels